Todoist 2020 Review

Produktivität | 25. Mai 2020

Todoist 2020 Review

Todoist (*) ist ein Taskmanager, den man über diverse Funktionen vom kleinen Alltagsmanager in ein komplexes Projektmanagement-Tool verwandeln kann. Auch eine Integration in Alexa ist möglich.

Für die aller meisten Use-Cases ist Todoist individuell anpassbar.

Todoist Grundlagen

In Todoist gibt es einen „Eingang“, in dem man seine Aufgaben kurzerhand eintragen kann. Diese Aufgaben kann man mit Daten, wie z.B. einer Fälligkeit (Datum & optional: Uhrzeit) oder einer Priorität, versehen. Jede Aufgabe kann des weiteren Schlagworte erhalten, aber auch weitere Unteraufgaben. Die Schlagworte kann man beispielsweise für die Filterfunktion in Todoist wiederverwenden, die Unteraufgaben, um eine komplexe Aufgabe in kleinere Teilschritte zu teilen.

Jede Aufgabe kann außerdem mit Kommentaren versehen werden. Dies eignet sich sehr gut, wenn man im Team an einem Projekt arbeitet, sodass gemeinsam mit Kommentaren der Stand der Aufgaben besprochen werden kann. Die Kommentare gehören dann immer zur Aufgabe, damit man den Bezug jeder Zeit nachvollziehen kann.

Über die Fälligkeiten einzelner Aufgaben können wiederkehrende Aufgaben erstellt werden. Das Besondere bei Todoist ist, dass mit einer natürlichen Spracheingabe gearbeitet wird. Beispielsweise kann man folgende Aufgabe hinzufügen: „Kaufe Milch an jedem ersten Montag im Monat“ oder „Mähe den Rasen jeden Mittwoch“ oder „Überweise die Miete an jedem 1. des Monats“ usw. Todoist erkennt (und markiert vorab) die Daten/Fälligkeiten/Wiederholungen und legt dann entsprechende Aufgaben an. Von der Bedienbarkeit ist diese Herangehensweise einfacher, als über verschiedene Menüs die Fälligkeiten zu definieren, wobei auch dies bei Todoist möglich ist.

Mit diesen Grundlagen können schon sehr viele Use-Cases abgebildet werden. Um den Funktionsumfang aber komplett auszunutzen, kann man weitere Funktionen, die Todoist bietet, nutzen.

Erweiterte Funktionen von Todoist

Neben dem „Eingang“ in dem neue Aufgaben standardmäßig geschoben werden, kann man „Projekte“ anlegen. So kann man neue Aufgaben direkt in ein Projekt hinzufügen. Wenn man die Projekte und die Schlagworte verwendet, kann man sich komplexe Filter bauen, beispielsweise „zeige mir alle Aufgaben aus Projekt XYZ mit dem Schlagwort ABC an, die vor nächsten Montag fällig sind“.

Ist ein Projekt abgearbeitet, kann es archiviert werden. Dann ist es nicht mehr permanent im Blick, kann bei Bedarf jedoch im Archiv wieder aufgerufen werden.

Diese Filter kann man immer direkt verwenden, z.B. über die Suchfunktion von Todoist. Man kann diese Filter jedoch auch abspeichern, falls es sich um eine Suche handelt, die man regelmäßig verwenden möchte. Die abgespeicherten Filter  werden dann in der linken Leiste – immer griffbereit – angezeigt. Diese linke Leiste zeigt übrigens auch die Projekte an und ist zum Einen individuell (Drag & Drop) sortierter, zum Anderen aber auch über eine Favoriten-Funktion gestaltbar. Die Favoriten werden dann prominent weiter oben dargestellt.

Einzelne Projekte können Abschnitte mit Aufgaben enthalten, die Aufgaben wiederum Unteraufgaben, Projekte können unter-Projekte enthalten usw. Man kann dadurch sehr komplexe Szenarien mit Todoist abbilden.

Wenn man mit einem Team an einem Projekt zusammenarbeitet, können die einzelnen Teammitglieder nur dem einen Projekt zugeordnet werden. Ein anderes Team kann Zugriff auf ein anderes Projekt erhalten. Gleichzeitig können aber auch private Aufgaben in Todoist verwaltet werden, auf die dann wiederum nur man selber Zugriff hat. Im Team können Aufgaben delegiert werden. Über ein Protokoll kann man nachverfolgen, wann etwas erledigt wurde. Auch können bereits erledigte Aufgaben wiederhergestellt werden, falls es sich um ein Versehen handelte.

Projekte, die regelmäßig wiederkehren, beispielsweise ein Kundenauftrag, bei dem der Ablauf/die Aufgaben jedes Mal gleich bzw. ähnlich sind, kann man mit  realisieren. Ein Template kann man sich anhand einer Beispielaufgabe anlegen und dieses Template kann bei Bedarf immer wieder abgerufen werden. In diesen Templates kann dann auch mit Fälligkeiten gearbeitet werden. Zum Beispiel könnte man ein Template anlegen, in dem am ersten Tag der Kunde angerufen werden muss, um ein Briefing abzufragen. Viele Templates sind übrigens auch auf der Webseite zusammengetragen. So kann man sich einen tollen Überblick schaffen und vielleicht findet man das ein oder Andere Template zur eigenen Nutzung.

Durch die Komplexität, die Todoist bietet, kann im Übrigen auch die „Getting Things Done“ (GTD) Methode von David Allen (*) umgesetzt werden, wenn man es denn möchte.

Übersichtlichkeit und Verfügbarkeit

Trotz des großen Funktionsumfangs bleibt Todoist immer übersichtlich. Dies wird z.B. über die verschiedenen Layouts geregelt. Als User hat man die Möglichkeit, sich sein lieblings Erscheinungsbild selbst auszuwählen. Es werden Layouts in verschiedenen Farbvariationen geboten – auch ein Darkmode ist verfügbar. Selbst das App-Icon kann in diversen Farben dargestellt werden.

Die Oberfläche von Todoist hat gute Abstände und eine tolle Aufteilung, sodass man sich immer zurechtfindet.

Über die „Heute-Ansicht“ sieht man auf einem Blick, welche Aufgaben heute erledigt werden müssen.

Die „Demnächst-Ansicht“ zeigt die fälligen Aufgaben der nächsten Tage.

Todoist ist auf vielen Platformen verfügbar. Selbstredend gibt es Apps für iOS und Android, aber gleichzeitig gibt es auch eine Version für Windows, MacOS, Linux oder eine Webversion, die direkt im Browser geöffnet werden kann. Apps für die Apple Watch, WearOS, und diverse Browsererweiterungen sind ebenfalls vorhanden. Das Gute ist, dass alle Versionen plattformübergreifend synchronisieren, sodass ein Arbeiten von mehreren Geräten aus möglich ist. Eine Übersicht über alle Versionen findet ihr hier.

Integration mit Alexa

Todoist bietet ebenfalls einen Alexa-Skill (*), der sogar als Standardliste bei Alexa direkt hinterlegt werden kann. So kann man Sprachbefehle ohne Zusatz „Todoist“ sagen und Alexa schiebt die Aufgaben automatisch in Todoist. Befehle wie „Setze rasenmähen auf meine Todo-Liste“ sind dadurch möglich. Durch diesen Befehl wird die Aufgabe direkt in Todoist abgelegt. Umgekehrt hat man über Alexa die Möglichkeit, sich in der Alexa App die Aufgaben anzeigen zu lassen oder sich zu erledigende Aufgaben von Alexa vorlesen zu lassen.

Auch die Einkaufsliste von Alexa kann mit Todoist realisiert werden – und auch hier ist es innerhalb von Alexa als Standard-Einkaufsliste definierbar. Dadurch werden befehle wie „Setze Milch auf meine Einkaufsliste“ möglich. Vor allem die Einkaufslisten-Funktion ist im Alltag sehr praktisch, da man dann im Supermarkt die hinzugefügten Elemente der Einkaufsliste in Todoist anzeigen kann.

Preise von Todoist

Todoist gibt es in einer kostenlosen Variante, die jedoch einige Einschränkungen hat. Beispielsweise gibt es hier weniger Layouts, weniger mögliche Projekte oder weniger maximale Personen, die einem Projekt beitreten können. Auch gibt es keine Pushnachrichten, wenn eine Aufgabe fällig ist.

Die Premium Variante kostet 3€ pro Monat. Hier sind dann mehr Layouts, Pushnotifikationen und mehr Projekte (max. 300 Projekte) möglich. Auch können mehrere Personen auf ein Projekt zugreifen (max. 25 Personen).

Es gibt eine Team-Variante, wenn man als Unternehmen z.B. sein Team integrieren möchte. Da bezahlt man 5€ pro Monat pro Teammitglied.

Todoist (*) bietet für die Premium / Team Version einen kostenlosen Testmonat an. Über diesen Link gibt es eine kostenlose Testphase von zwei Monaten.

Eine Übersicht aller Preise und Funktionen findet ihr hier.

, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Aktuelles aus Produktivität

Komplexe Problemstellungen lösen: Design Thinking

Komplexe Problemstellungen lösen: Design Thinking

Design Thinking ist heutzutage als Ansatz zur Lösung von verschiedenen Problemstellungen ...

Todoist 2020 Review

Todoist 2020 Review

Todoist (*) ist ein Taskmanager, den man über diverse Funktionen vom kleinen ...

Sie möchten einen Banner für die Kategorie "Produktivität" buchen? Sprechen Sie uns an!

Ähnliche Beiträge

Folgt uns

Neuste Beiträge

Komplexe Problemstellungen lösen: Design Thinking

Komplexe Problemstellungen lösen: Design Thinking

Design Thinking ist heutzutage als Ansatz zur Lösung von ...

Tuya / Smart Life und Homekit

Tuya / Smart Life und Homekit

Tuya bzw. Smartlife Steckdosen und Lichter sind günstige Alternativen ...

Wie lässt sich Zahnstein am besten entfernen?

Wie lässt sich Zahnstein am besten entfernen?

Mineralisierte - also verfestigte - Zahnbeläge nennt man Zahnstein. ...

Beliebte Beiträge

Ähnliche Filme finden

Ähnliche Filme finden

Wer kennt es nicht? Man hat einen Film gesehen ...

Top 10 Kostenlose Stock Foto Anbieter

Top 10 Kostenlose Stock Foto Anbieter

Für seine Internetprojekte benötigt man auch immer wieder hochwertige ...

Firmenhomepage Fehler

Firmenhomepage Fehler

In der Artikelserie "Firmenhomepage Fehler" geht es um Kleinigkeiten ...

Artikelverzeichnis Liste

Artikelverzeichnis Liste

Artikelverzeichnisse werden von vielen SEOs nicht mehr benutzt. Gerade ...

Motten bekämpfen – Informationen zur Beseitigung

Motten bekämpfen – Informationen zur Beseitigung

Eine Wohnung oder Haus bieten für Motten hervorragende Lebensbedingungen.Kenne Sie ...

Artikelverzeichnisse 2014 – Teil 5: Alternativen & Fazit

Artikelverzeichnisse 2014 – Teil 5: Alternativen & Fazit

Im letzten Teil unserer Artikelserie zum Thema Artikelverzeichnisse im ...

Parasiten bei Katzen – Der Katzenfloh

Parasiten bei Katzen – Der Katzenfloh

Der Katzenfloh - heimlicher Begleiter im Fell. Wenn der ...

10 gute Gründe für eine BU – Ratgeberbeitrag

10 gute Gründe für eine BU – Ratgeberbeitrag

Eine Berufsunfähigkeitsversicherung ist die zwingend notwendige Vorsorge für Berufstätige, ...

Autofinanzierung: Worauf sollte man achten?

Autofinanzierung: Worauf sollte man achten?

Es kann vorkommen, dass man in die Situation gelangt ...