Business | 19. Oktober 2019
Unternehmensoptimierung mit einem internen Kontrollsystem
Ein gut funktionierendes internes Kontrollsystem bildet eine wichtige Voraussetzung für den nachhaltigen Unternehmenserfolg. Dies gilt umso mehr in wirtschaftlich turbulenten Zeiten, die sowohl durch einen zunehmenden Erneuerungs- beziehungsweise Digitalisierungsdruck als auch durch einen Mangel an Fachkräften gekennzeichnet sind. Hinzu kommt die aktuelle Konjunkturschwäche, die eine Verschlechterung der Rahmenbedingung für unternehmerisches Handeln impliziert, so rechnen Experten mit einer Herabsetzung der Wachstumserwartung für das laufende Jahr auf nunmehr nur noch 1,0 Prozent.
Aufgaben und Funktionen des internen Kontrollsystems
Das interne Kontrollsystem übernimmt die laufende Überwachung aller geschäftlichen Aktivitäten im Hinblick auf die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und unternehmensintern definierten Regeln. Damit stellt es sicher, dass Verstöße so rechtzeitig erkannt werden, dass ausreichend Zeit bleibt, um Gegenmaßnahmen zu treffen. Als wichtiger Bestandteil des übergreifenden Risikomanagements, das unerwartete negative Gefahren identifiziert, sorgt das interne Kontrollsystem auf diese Weise dafür, dass es zu keinen das Unternehmen gefährdenden Entwicklungen kommen kann. Dieses System konzentriert sich auf operative und finanzielle Risiken, die aus der laufenden Geschäftstätigkeit resultieren. Im Idealfall alarmiert das interne Kontrollsystem beispielsweise die zuständigen Mitarbeiter über einen unerwarteten Rückgang der Auftragseingänge eines wichtigen Kunden. Genauso deckt es Fraud (Betrug) durch Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter auf, wie beispielsweise zu hoch angesetzte Spesen. Das interne Kontrollsystem besitzt eine besonders große Bedeutung für den Bereich der Buchhaltung. Hier schafft es die Voraussetzungen dafür, dass das Rechnungswesen die Geschäftsaktivitäten richtig abbilden kann. Das interne Kontrollsystem stellt sicher, dass Mitarbeiter die von der Geschäftsleitung beschlossenen Maßnahmen umsetzen. Nicht zuletzt gewährleistet das Überwachungssystem, die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Dokumentation aller relevanten betrieblichen Daten beziehungsweise Abläufe. Beratungs- und Schulungsunternehmen unterstützen Führungskräfte und Experten bei der Einrichtung und Unterhaltung eines funktionsfähigen internen Kontrollsystems. Sie führen beispielsweise Seminare für Mitarbeiter der internen Revision durch, um neue Methoden der Fraud-Erkennung zu vermitteln.
Der Aufbau des internen Kontrollsystems
Ein internes Kontrollsystem basiert stets auf mehreren Regelwerken. Sie sind als Organisationspläne, Richtlinien sowie Dienst- und Arbeitsanweisungen formuliert und besitzen für alle Mitarbeiter Gültigkeit. In der Buchhaltung überwacht das interne Kontrollsystem mit Hilfe von verschiedenen Kontrollmechanismen, wie dem Vier-Augen-Prinzip bei Überweisungen, oder Plausibilitätsüberprüfungen bei Buchungen, die tägliche zu erledigenden Arbeiten aber auch die Erstellung von Jahres- und Konzernabschlüssen. Sämtliche Elemente dieses Systems sind aufeinander abgestimmt und ermöglichen anhand von Aufzeichnungen jederzeit eine Überprüfung der Wirksamkeit der einzelnen Kontrollmechanismen. Um dies zu gewährleisten, ist eine regelmäßige Begutachtung des internen Kontrollsystems selbst unabdingbar. Die Geschäftsleitung verantwortet das interne Kontrollsystem und hat entsprechende Überprüfungen vorzunehmen. In größeren Unternehmen nimmt die interne Revision diese Aufgabe im Auftrag der Unternehmensleitung wahr. Außerdem beurteilen auch externe Stellen die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems. Dessen sinnvoller Aufbau sowie sein zuverlässiges Funktionieren wird von Wirtschaftsprüfern im Rahmen der Jahresabschlussprüfung geprüft.
Fazit:
Kapitalgesellschaften sind gesetzlich verpflichtet, ein internes Kontrollsystem einzurichten. Aufgrund der vielen Vorteile, die es bietet, profitieren auch kleinere, Inhaber geführte Personengesellschaften von der Etablierung eines derartigen institutionalisierten Kontrollmechanismus. Es fördert die Transparenz und Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Geschäftsabläufe und identifiziert elementare Risiken. Damit leistet das interne Kontrollsystem einen wichtigen Beitrag zur Sicherung der Zukunft des Unternehmens.
