Unternehmensinterne Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter

Business | 3. Juli 2017

Unternehmensinterne Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Die Haushalte hat sie erreicht. Die Produktionshallen? Sagen wir zum Teil. Die Universitäten? So ziemlich. Wahlkämpfe? Überall in »der Welt« ja, in Deutschland nicht. Und die Büros, in denen die vielen »white-collar-worker« und »Soloselbstständige« arbeiten? Unbestreitbar. Vor allem für die Praxis der letzteren bedeutet dies einen tagtäglichen Kampf mit unübersichtlichen Orderstrukturen, verlorengegangenen Dateien, Kopierfehlern und Dokumenten, die aus unerklärlichen Gründen mit minimalen Änderungen in doppelter und dreifacher Ausführung vorliegen. Dabei könnte der Einsatz eines adäquaten Dokumentenverwaltungsprogramms all dem ganz einfach einen Riegel vorschieben.

Dabei sind Dokumentenverwaltungsprogramme nicht immer intuitiv einleuchtend. Oftmals sträuben sich die Leute dagegen, weil sie denken, dass sie auf manuelle Art und Weise eher die Kontrolle behalten und ihre Daten ganz individuell managen können. Sie denken – mit Verlaub – mit bestem Wissen und Gewissen im Modus einer ehrlichen, grundsoliden handwerklichen Einstellung. Und was kann schließlich falsch daran sein, »die Dinge« selbst in die Hand zu nehmen oder nehmen zu wollen?

Offenbar eine ganze Menge. Denn insbesondere in unternehmerischen Kontexten erweist sich eine manuelle Datenverwaltung immer wieder als kostenproduzierender, weil überbürokratischer und ergo zeitraubender Akt. Die Dokumentenverwaltung ist dann höchst ineffizient strukturiert und produziert Fehler, die sich mit moderner Software definitiv vermeiden ließen. Vor allem heute, im sogenannten »digitalen Zeitalter«, müssen wirtschaftliche und private Akteure geleichmaßen immer mehr Daten verarbeiten, und es ist nur allzu plausibel, dass ab einer gewissen Datenmenge, einem das Handling über die Datenflut zu entgleiten beginnt.

Professionelle Datenverwaltungsprogramme nutzen und Fehler vermeiden

Um das Handling dennoch sicherzustellen, sollten Unternehmen spezielle Datenverwaltungssoftware einsetzten. Eine leistungsfähige Software hat beispielsweise die Firma »gds« mit ihrem »docuglobe Redaktionssystem« vorgelegt. Dieses verwaltet Rechnungen, Geschäftsbriefe, Technische Dokumentationen, Verträge und alle nur erdenklichen anderen Dokumente zentral.

Dazu werden die bereits vorhandenen Dokumente in sogenannte Informationsmodule zerlegt und in der Datenbank abgespeichert. Sie stellen also die kleinstmögliche Dokumenteneinheit dar und können anschließend per Drag&Drop zu Modulgruppen und letztlich zu fertigen Dokumenten zusammengeführt werden. Wird ein Informationsmodul geändert, so ändern sich auch entsprechend alle Dokumente, die dieses Informationsmodul enthalten. Somit werden Kopierfehler und Redundanzen, die beim manuellen Copy&Paste-Verfahren immer mal wieder auftreten, vermieden.

Jeder mit entsprechender Berechtigung ausgestattete Mitarbeiter kann sich so aus dem bestehenden Pool an Informationsmodulen bedienen und in kürzester Zeit etwaige Dokumente aktualisieren oder gänzlich neue zusammenstellen. Ebenso effizient können Dokumente in sämtliche Sprachen übersetzt werden. Einmal übersetzte Informationsmodule können, wie alle anderen Module auch, in neuen Dokumenten problemlos wiederverwendet werden. Die Orderstruktur bleibt dabei stets übersichtlich gestaltet, sodass zeitintensives Durchklicken durch selbstgebastelte Ordnerverbindungen entfällt.

Damit wird der Verwaltungsaufwand erheblich gesenkt und die Arbeitsabläufe werden optimiert. Zugleich ist der Einsatz dieser bzw. einer vergleichbaren Software ein großer Schritt in Richtung eines papierlosen Büros und damit in Richtung einer höheren Umweltfreundlichkeit.

Fazit: Mehr Effizienz mit einem Dokumentenverwaltungsprogramm

Es ist unbestreitbar, dass sich die immer größer werdende Datenflut in Unternehmen heutzutage nur noch mit Hilfe eines soliden Dokumentenverwaltungsprogramms angemessen handeln lässt. Je nach Unternehmen ist die verbleibende Frage dann lediglich, welches Programm am sinnvollsten wäre. In jedem Fall gilt: So viele Nachteile und Risiken man neuen Technologien auch immer entgegenzuhalten mag, für manche Handlungsprobleme der Praxis sind sie wie prädestiniert.

Gerade bei solch algorithmisch gut strukturierbaren Vorgängen wie der Daten- bzw. Dokumentenverwaltung können sie gute Dienste leisten und ganz nebenbei auch noch das weiterhin – wenn auch sehr leise – vernehmbare, ursprüngliche Versprechen jeglicher Technologisierung und Modernisierung einlösen: Den Menschen von monotoner, unzumutbarer Arbeit zu befreien.

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