Mit eigens erstellten Belegen die Steuer wieder geltend machen

Business | 3. Mai 2017

Mit eigens erstellten Belegen die Steuer wieder geltend machen

Dies hat sicher jeder Unternhemer in seiner Laufbahn schoneinmal erlabet:Der Beleg für eine geschäftliche Aufwendung ist spurlos verschollen und Steuervorteil scheint nicht mehr möglich zu sein.Falsch! Die Hintertür ermöglicht dabei der eigens erstellter Beleg.

Dieses Vorgehen kann auch für größere Betriebsausgaben genutzt werden, immer vorausgesetzt, für den Fall, dass ein Originalbeleg nicht vorlegbar ist. Es gilt:

Ohne Quittung keine Buchung und kein Steuerabzug über das Amt. Daran führt kein Weg vorbei.

Vorrangig sollte darum versucht werden, die Rechnung erneut einzuholen.

Kann die Rechnung nicht eingeholt werden, da die Aufwendung bspw. schlichtweg ein geschäftliches Gespräch im Münzautomaten war, darf bei Ausnahmefällen der Ersatzbeleg ausgestellt werden.

Jedoch verlangt das Finanzamt eine vollständige Buchführung und insbesondere einen plausiblen Grund für die Ausstellung des Beleges. Klar ist:

Der Fiskus hegt bei Eigenbelegen immer Zweifel, ganz besonders bei häufigen Wiederholungsfällen oder bei höheren Ausgaben.

Auch wenn das Gesetz für Eigens erstellte Belege keine spezielle Struktur vorsieht, so sollten dadrin doch bestimmte Pflichtangaben inkludiert sein:

  • Gesamter Rechnungsbetrag
  • Anlass für die Aufwendung
  • Zahlungsempfänger
  • Zahlungszeitpunkt
  • Darlegung des Beleggrundes
  • Zeitangabe der Beleganfertigung
  • Signatur der Person, die den Beleg ausstellt

Der Eigenbeleg und seine maximal erlaubte Ausstellungshöhe

Neben der Aufführung aller für das Finanzamt notwendigen Pflichtangaben ist es auch wichtig, die maximal zulässige Ausgabenhöhe von Eigenbelegen zu beachten.

Hier gilt die Kleinbetragsregelung nach § 33 UStDV, welche besagt, dass für Beträge unter 150 Euro keine ordentliche Rechnung erforderlich ist. Daraus folgt, dass für Ausgaben unter 150 Euro einfache Quittungsbelege, Kassenbons etc. ausrechen. Diese wiederum dürfen Sie auch mit einem Eigenbeleg ersetzen.

Stützen Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Eigenbeleges

Wenn es sich um eine Geldüberweisung gehandelt hat, legen Sie sicherheitshalber zusätzlich eine Kopie des Überweisungsscheines dazu.

Vor allem bei Bargeldzahlungen hat es sich bewährt, zusätzliche Belege wie zum Beispiel eine Kreditkartenabrechnung beizulegen.

Wichtig ist ebenfalls, dass zwischen der Belegausstellung sowie dem Kalendertag der Betriebsausgabe möglichst wenig Zeit ins Land gegangen ist. Bei allem darf natürlich nicht verbummelt werden:

Einen Anspruch auf Akzeptanz von Eigenbelegen gibt es mitnichten. Es steht ihrem Finanzbeamten frei, Ihrer Begründung glauben zu schenken und ihren Betriebsaugabenabzug anzuerkennen oder nicht.

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