IP-Telefonie und Smart Office

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nicht nur innovative Neuheiten hervorgebracht. Auch hat sie Altbekanntem zu neuem Glanz verholfen. Viele dieser Dinge sind und waren Alltagsbegleiter, ohne die unser Leben nicht das wäre, was es heute ist. Wir leben effizienter, smarter, sicherer. Mit der digitalen Katalogisierung von Dokumenten und virtuellen Telefon-Anlagen können auch alteingesessene Betriebe ihre Effizienz verbessern. Im Folgenden geht es um die Vorteile dieser neuen technischen Lösungen.

VoIP: Internet-Telefonie

VoIP steht für ‚Voice over Internet Protocol‘ und bedeutet im Deutschen, dass die Stimme bei einem Telefonat mittels Internet zum Empfänger transportiert wird. Führende Unternehmen wie die Deutsche Telefon haben sich auf diesem Sektor professionalisiert. Sie bieten für Büros Cloud-Telefonanlagen, die zur intelligenten Vernetzung eines Unternehmens genutzt werden.

Welchen Nutzen hat VoIP in einem Büro?

Unabhängigkeit und Vernetzung

Zum einen ist hier einmal die Unabhängigkeit vom restlichen Telefonnetz zu nennen. Bei einer Cloud-Telefonanlage wird die Kommunikation über das firmeninterne Netzwerk abgewickelt. Es handelt sich also um eine virtuelleTelefonanlage. Als Basis dient ein externer Server, der den Dienst über die Internetverbindung bereitstellt.

Zum anderen nutzen viele Unternehmen die Internet-Telefonie, weil mit dieser Technologie das gesamte Unternehmen in ein Netzwerk geholt werden kann. Jedes Telefon jedes Mitarbeiters kann zu dem Netzwerk hinzugefügt werden. Jedem Mitarbeiter wird dabei eine Nummer zugewiesen.

Flexibilität

Da Unternehmen sich stetig verändern, sollte das auch die Telefonanlage mitmachen. Dank VoIP ist das keine schwerwiegende Aufgabe. Neue Telefongeräte können einfach in das Netzwerk integriert werden. Zudem können auch dezentrale Standorte mit derselben Nummer vernetztwerden. So können Mitarbeiter eines Unternehmens eine einheitliche Rufnummer nutzen und trotzdem an verschiedenen Orten in der Welt sein.

Konnektivität

Eine digitale Telefonanlage bringt zudem einige Features mit sich, die für eine effiziente Kommunikation unabdingbar sind. Darunter finden sich zum Beispiel das ‚Parken‘ eines Telefonats für Rücksprachen oder die Einrichtung von Telefonkonferenzen. In einigen Systemen können Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern abgehalten werden. Möglich macht das die Vernetzung aller Telefongeräte miteinander.

Einfachheit

Die Installation einer virtuellen Telefonanlage erfordert keinen technischen Ausbau der Büroräume, sofern eine taugliche Internetleitung vorhanden ist. Bei bestehenden Rufnummern ist es zudem möglich, diese auch weiterhin zu nutzen. Die Integration in den Betrieb ist also mit keinen großen Hürden verbunden.

Hat eine virtuelle Telefonanlage Nachteile?

Die Nachteile der Cloud-Telefonie unterliegen den Vorteilen bei Weitem. Lediglich in der Anschaffung kommen auf den jeweiligen Betrieb erhöhte Ausgaben für die Endgeräte an. Diese sind aber in der Regel überschaubar und amortisierensich nach einer kurzen Zeit der Nutzung.

Smart Office Apps

Neben einer modernen virtuellen Telefonanlage kann die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens auch mit einigen praktischen Apps verbessert werden. Dabei helfen diese vor allem, wenn es um Planung und Organisation geht.

Belegungsplan für Büros

Wie praktisch wäre es, wenn man schon im Vorfeld wüsste, wann welcher Konferenzraum frei ist oder welcher Büroplatz noch nicht besetzt ist. Mit der App ‚deskbird‘ ist eine solche Planung möglich. Dabei zeigt sie nicht nur an, wo sich welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt aufhält. Die Woche kann individuell durchplant werden. Die Anwendung stellt darüber hinaus auch Statistiken bereit, die veranschaulichen, welcher Büroraum wie häufig genutzt wurde. Das lohnt sich zum Beispiel dann, wenn einige Mitarbeiter im Home-Office arbeiten.

Tipp: Die App kann auch für die Bereitstellung andererRessourcen genutzt werden. Zum Beispiel für Parkplätze, Drucker und andere Dinge. Das Prinzip ist immer dasselbe: Kurzfristig oder im Voraus kann die festgelegte Ressource von der freigegebenen Anzahl an Mitarbeitern belegt werden.

Digitalisierung von Dokumenten

Smart wird es auch mit ‚Adobe Scan‘. Die Anwendung des bekannten Softwareherstellers ermöglicht es, physischeDokument in den digitalen Zustand zu überführen. Lediglich mit einem Smartphone und der Kamera kann ein Dokument dann abfotografiert und in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Die Verwaltung von praktisch allen physischen Notizen aber auch wichtigen Inhalten kann so übersichtlich in virtuellen Ordner geschehen. Und das, ohne ein verwirrendes Zettelchaos.

Tipp: Die Suchfunktion des Computers oder des Smartphones macht es kinderleicht, die digital archivierten Dokumente wiederzufinden. Eine einheitliche Dateibenennung kann dabei helfen, dies noch einfacher zu gestalten. Für das Durchforsten von Kladden und Ordnern muss keine Zeit mehr aufgewandt werden.

Arbeitszeiterfassung und Zeitmanagement

Die Anwendung Toggl ist ein interaktives Tool, mit dem sich einzelne Zeitabschnitte während eines Arbeitstages erfassen lassen. Das hilft dabei, die Übersicht darüber zu behalten, für welches Projekt welcher Zeitaufwand betrieben wurde. Zudem bietet die App auch einen Kalender für die Planung von Terminen und Projekten. Zur Auswertung lässt sich innerhalb eines Erhebungszeitraumes die aufgebrachte Zeit analysieren und in einer Statistik abbilden.

Tipp: Die Anwendung ermöglicht die Kategorisierung der einzelnen Projekte mit Stichworten. Das macht es einfacher, die einzelnen Einträge wiederzufinden.

Ein kurzes Fazit

Zusammenfassen lässt sich also sagen, dass die Aufrüstung mit einer virtuellen Telefonanlage und hilfreichen digitalen Organisations-Tools nicht nur ein moderneres Arbeitsumfeld schafft. Außerdem – und das ist vielleicht sogar wichtiger – verbessert es die Effizienz der Planung, Auslastung und Kommunikation innerhalb eines Betriebes.