Business | 17. September 2018
Ein Dokumentenmanagementsystem ist der erste Schritt zur Digitalisierung im Unternehmen
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein EDV-System, das sämtliche relevanten Daten zur Aufzeichnung und zum Abruf, aber auch zur Verwaltung und zur Speicherung innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens, zusammenfasst.
Dazu gehören alle Dokumente, angefangen von Emails über Webseiten, aber auch Word-Dokumente oder Videos und PDFs und vieles mehr. Weitere Details sind hier zu finden.
DMS ist einfach umsetzbar
Wenn Sie sich für ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, entscheiden, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Denn innerhalb dieses Systems werden in einer zentralen Datenbank mittels verfügbarer Metadaten die Dokumente gespeichert.
Die Suche gestaltet sich einfach, denn Sie müssen lediglich den Namen des Verfassers oder aber die Bezeichnung des Dokuments bzw. die Abteilung, die es geschrieben hat, kennen, um es wieder zu finden.
Wichtige Vorteile des DMS
Haben Sie Ihre Daten in einem DMS strukturiert und geordnet, können diese also sehr einfach wieder gefunden werden.
Doch das ist nicht der einzige Vorteil. Denn Sie kommen auch einfach der gesetzlichen Verpflichtung zur Speicherung von elektronischen Dokumenten nach.
Sämtliche Software, die für ein Managementsystem Ihrer Dokumente verwendet werden, finden sich mit einer Vielzahl an Dateitypen zurecht und konvertiert diese automatisch. Sie können mittels der DMS-Software unterschiedliche Zugangsrecht für Ihre Dokumente vergeben.
Auch das Statusattribut einer Aufbewahrungsfrist können Sie mittels DMS vergeben.
Besserer Schutz und schnellerer Zugriff
Mittels DMS können Sie nicht nur genau festlegen, wer Zugriff auf welches Dokument hat, sondern Sie können auch rasch feststellen, falls dieser unbefugt erfolgte. Dank umfassender Audit trails ist dies bei modernen DMS-Systemen möglich.
Sie können mit diesen Managementsystem Ihrer Daten auch ein digitales Archiv aufbauen, auf das Ihre Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Ein Vorteil ist, dass alle mit der aktuellsten und modernsten Version des Dokuments arbeitet, was die Fehlerquote in Unternehmen reduziert.
Fazit
Ein DMS ist für viele Unternehmer interessant, da es zahlreiche Vorteile bietet, perfekt adaptiert werden kann und einfach im Handling ist. Zudem werden Sie damit dem Anspruch der beginnenden Digitalisierung Ihrer Dokumente gerecht.
