Digitalisierung in Unternehmen

Das Thema Digitalisierung ist nicht nur in der öffentlichen Verwaltung zur Zeit ein viel diskutiertes Thema.

Auch private Unternehmen müssen sich um die Digitalisierung ihrer Angebote, Produkte, Leistungen aber auch um die Digitalisierung der internen Prozesse kümmern, sofern sie das nicht bereits seit Jahren machen.

Beispiele der Digitalisierung in Unternehmen

Das am häufigsten genannte Beispiel von Digitalisierung in Unternehmen ist sicherlich ein Dokumenten Management System, kurz DMS.

Sobald ein Unternehmen seine Daten digital und vor allem zentral vorliegen hat, erleichtert dies viele weitere Prozesse. Nicht nur die Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateien wird dadurch vereinfacht, auch das Thema Homeoffice, das in letzter Zeit (zwangsweise) von vielen Unternehmen aufgegriffen wurde, ist leichter zu bewältigen, wenn alle relevanten Daten des Unternehmen in einem DMS vorliegen.

In der Corona Krise waren fast 30% der Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice. Unternehmen, die mit einem DMS den Zugang zu wichtigen Daten aus dem Homeoffice ermöglichen können, hatten es sicherlich einfacher, als Unternehmen, die ohne DMS arbeiten.

Ein weiteres Beispiel ist die Digitale Personalakte. Wenn diese an zentraler Stelle vorliegen und von überall aus aufrufbar sind, ist auch das Thema Homeoffice im HR-Bereich um einiges einfacher zu realisieren.

Startschuss zur Digitalisierung

Egal, ob man mit einem DMS auf ein vollständig papierloses Büro setzen möchte, oder ob man nur einen Teilbereich des Unternehmens, wie z.B. die Personalabteilung, digitalisieren möchte: auch bereits bestehende Dokumente müssen digitalisiert, sprich eingescannt, werden, damit im besten Fall das neue, digitale System vollständig ist.

Viele Anbieter der entsprechenden Systeme bieten auch einen Digitalisierungsprozess, sodass z.B. innerhalb kürzester Zeit sämtliche Personalakten professionell eingescannt und in das neue System übertragen werden können. Nichts ist schlimmer, als das regelmäßige suchen von analogen Akten oder Vorgängen, weil diese nicht im digitalen System vorliegen.