Business | 28. März 2023
Digitalisierung im Unternehmen: Dokumente verwalten
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung für Unternehmen und auch öffentliche Verwaltungen gewonnen, da sie eine effizientere und flexiblere Arbeitsweise ermöglicht, denn Dokumente, die digital abgelegt werden, bringen den Vorteil, dass man unabhängig von Ort und Zeit auf sie zugreifen kann. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Unternehmen außerdem ihre Prozesse (teil-)automatisieren und dadurch Zeit und Kosten sparen.
Zusätzlich bringe die Digitalisierung auch neue Geschäftsmodelle und Geschäftsfelder. Dadurch entstehen nicht nur neue Jobs, auch können neue innovative Produkte oder Dienstleistungen entwickelt und angeboten werden. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierung auch die Risiken wie Datenschutz und Cybersecurity im Blick behalten und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Dokumente digitalisieren
Es gibt verschiedene Methoden, um Dokumente zu digitalisieren. Dokumente können mit einem Scanner in digitaler Form erfasst werden. Es gibt verschiedene Arten von Scannern, von einfachen Handscannern bis hin zu großen Dokumentenscannern.
Es gibt auch spezielle Apps für Smartphones, mit denen Dokumente abfotografiert und als PDF-Datei gespeichert werden können. Das eignet sich besonders bei kurzfristigen Dingen, wie zum Beispiel einer Quittung. Eine weitere Methode ist das Outsourcing. Einige Unternehmen bieten Outsourcing-Services an, bei denen sie Dokumente für andere Unternehmen digitalisieren.
Letzten Endes müssen die digitalen Dokumente als in einem System landen. Dazu verwendet man ein Dokumentenmanagement-System. Unternehmen können spezielle Software-Systeme nutzen, um Dokumente zu digitalisieren, zu speichern und zu verwalten. Dadurch ist die Findbarkeit erhöht und auch gewisse Prozesse lassen sich in der Regel mit einem Dokumentensystem abbilden.
PDF bearbeiten
Hat man die Dokumente erst einmal als PDF vorliegen, kann man sie auf verschiedene Arten bearbeiten:
PDF zusammenfügen
Das PDF zusammenfügen ist eine wichtige und in der Regel häufig verwendete Methode, um PDF-Dateien zu bearbeiten. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viele DMS beherrschen diese Funktionalität von Haus aus. Der Adobe-Reader kann dies in den Kostenpflichten Versionen. Es gibt viele kostenfreie Webservices, die dies anbieten (dabei sollte man aber unbedingt den Datenschutz beachten) und es gibt kostenpflichtige Tools, die das Zusammenfügen von PDFs ermöglichen.
Einzelseiten entfernen
Manchmal kommt es vor, dass man einzelne Seiten eines Dokuments entfernen muss. Beispielsweise, wenn man eine leere Seite im Dokument hat, oder ein Dokument weiterleiten muss, aber auf einer einzelnen Seite Informationen stehen, die nicht weitergeleitet werden dürfen.
Seiten neu anordnen
Hat man ein Dokument mit mehreren Seiten, aber eine bestimmte Seite muss an eine andere Position, so kann man das mit PDF Dateien ebenfalls realisieren. Dies kommt vor, wenn man von einem Vorgang eine Preisliste direkt als erste Seite haben möchte, oder wenn das Dokument in der falschen Reihenfolge eingescannt wurde.
Schwärzen
Regelmäßig gibt es Dokumente, die weitergeleitet werden müssen, die aber Informationen enthalten, die nicht weitergeleitet werden dürfen. Wenn man dann nicht eine komplette Einzelseite entfernen kann, kann man Teile einer Seite auch schwärzen. Dies können zum Beispiel Kontoauszüge sein, von denen man bestimmte Umsätze schwärzt oder personenbezogene Daten, die für den jeweiligen Fall nicht relevant sind.
Signieren & Unterschreiben
Auch das digitale Unterschreiben oder Signieren ist mit PDF Dateien möglich. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.
