Business | 10. Januar 2022
Automatisierung in der laufenden Buchhaltung
Die zunehmende Automatisierung des Rechnungslegungsprozesses ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, um Risiken zu verringern, die Genauigkeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Im Gegensatz zu Batch-Prozessen laufen automatisierte Lösungen nach einem häufigeren Zeitplan ab, so dass Teammitglieder für andere Aufgaben frei werden. Die Vorteile einer kontinuierlichen Buchführung sind beträchtlich, und die Kosteneinsparungen sind den Aufwand wert. Diese Methode der Modernisierung der Buchführung ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die über eine stabile Finanzlage verfügen und bereit sind, Zeit und Geld in die Modernisierung der Prozesse zu investieren.
Was ist kontinuierliche Buchführung?
Bei der kontinuierlichen bzw. laufenden Buchhaltung handelt sich um eine Art der Buchführung, die eine kontinuierliche Berichterstattung, Überprüfung und Analyse ermöglicht. Es ist eine Methode, die Menschen, Prozesse und Technologie kombiniert. Der Hauptvorteil dieser Methode besteht darin, dass sie den Buchungsprozess beschleunigt. Die Vorteile einer kontinuierlichen Buchführung gehen jedoch über diesen schnelleren Abschluss hinaus: Unternehmen können dieses Modell nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen und zu möglichst jeder Zeit einen aktuellen und verbesserten Überblick über die Ausgaben zu behalten. Kontinuierliche Buchführung ist nicht für ein Unternehmen nicht nur ein technologischer Wandel, sondern auch ein Wandel in der Philosophie: Anstatt die eingehenden Transaktionen zu verarbeiten, übernimmt die Technologie die Arbeit. Anstelle der manuellen Arbeit können sich die Mitarbeiter auf die kontinuierliche Analyse und das Auffinden von Anomalien konzentrieren. Mit den passenden Tools, einem adäquaten Invest und den richtigen Fachkräften ist der Übergang zu einer kontinuierlichen Buchführung einfach und machbar – und die Vorteile der kontinuierlichen Buchführung lassen sich innerhalb weniger Tage messen.
Digitalisierung zu Ende denken
In den letzten Jahren haben fast alle Unternehmen erhebliche Investitionen in die Digitalisierung ihrer Finanzsysteme getätigt – in einigen Fällen mit großem Erfolg, in anderen nicht. Viele Entscheidungsträger haben ihre Unternehmen bereits in der Zukunft gesehen, durch die Einrichtung von Shared Service Centern, die Einführung von Initiativen zur Automatisierung von Prozessen durch Roboter (RPA) oder durch künstliche Intelligenz (KI). Auch wenn diese Schritte wichtig sind, bedeutet dies nicht, dass das übergeordnete Ziel einer digitalen, kontinuierlichen Buchführung erreicht ist. Der entscheidende Schritt zur radikalen Vereinfachung muss getan werden: Trotz der eingeleiteten Digitalisierung gibt es in vielen Unternehmen nämlich immer noch manuelle Tätigkeiten und in einigen Fällen auch vermehrt Hindernisse bei der Informationsverarbeitung aufgrund inkompatibler Systeme. Außerdem gibt es ein hohes Maß an sich wiederholenden Aufgaben und fragmentierten Prozessen. Viele Unternehmen haben den entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung noch nicht gemacht: Eine starke Automatisierung der Abschlüsse.
Welche Ziele sich durch Automatisierung erreichen lassen
Das Ziel der kontinuierlichen Buchführung ist es, die Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Dieser Ansatz basiert auf Technologie und zielt darauf ab, Finanzteams zu entlasten, indem sich wiederholende Aufgaben automatisiert und in „Stapeln“ bzw. Batches mit hoher Genauigkeit ausgeführt werden. Durch die Trennung dieser sich wiederholenden Arbeitsprozesse können sich Bilanzbuchhalter bzw. die Unternehmen auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, wie den Aufbau des Unternehmens und das Treffen fundierter strategischer und operativer Entscheidungen. Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Buchführung genauer und kontrollierbarer.
Die Vorteile der kontinuierlichen Buchführung auf einen Blick
Zu den Vorteilen einer kontinuierlichen Buchführung gehören Echtzeitberichte und eine Finanzfunktion, die mit dem Rest des Unternehmens Schritt hält. Dieser Ansatz kann die Unternehmensleistung verbessern, weil die finanziellen Auswirkungen besser sichtbar sind. Mit einem entsprechenden System können wachstumsstarke Unternehmen in Echtzeit auf Chancen und Bedrohungen reagieren. Die Einführung einer kontinuierlichen Buchführung kann jedoch für viele Organisationen schwierig sein: Diese Organisationen sind oft mit einem Wirrwarr an unterschiedlichen Systemen, unzusammenhängenden Tabellen und inkonsistenten Daten konfrontiert. Sauber strukturierte und möglichst plattformunabhängig aber effizient zugängige Datensysteme ermöglichen hingegen einen einfacheren Übergang.
Fehlertoleranz minimieren
Die kontinuierliche Buchführung legt auch Wert auf rationelle und einheitliche Berichterstattungsprozesse. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Entscheidungen treffen kann, ohne sich Gedanken über Fehler oder Verzögerungen über die der Entscheidung zu Grunde liegenden Quellen machen zu müssen. Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich bei der Automatisierung bzw. der Implementierung einer laufenden Buchhaltung nicht um eine Einheitslösung handelt, sondern dass ein systematischer Ansatz erforderlich ist. Langfristig kann dies zu erheblichen finanziellen Vorteilen führen:
Laufende bzw. kontinuierliche Buchhaltung führt zu Kostenreduktionen
In der Vergangenheit mussten Unternehmen bis zum Ende einer Periode warten, um eine Bankabstimmung durchzuführen: In diesem Fall musste das Unternehmen bzw. der Bilanzbuchhalter jede Transaktion auf dem Kontoauszug manuell eingeben und in einer Tabelle nach Übereinstimmungen suchen. Einige Unternehmen verwenden dieses Verfahren noch immer für den monatlichen Kassenabschluss. Dies ist jedoch ein unpraktischer Ansatz und eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Besonders bei den heutigen komplexen Bankkonten und dem Umfang der Transaktionen ist diese Praxis überaus ineffizient. Bei der laufenden Buchhaltung werden während einer Periode konzerninterne Transaktionen in Echtzeit während der gesamten Periode erfasst. Dieser Prozess ist häufig in den täglichen Arbeitsablauf des Finanzteams integriert und ermöglicht es dem Buchhalter, sich auf wertschöpfendere Dienstleistungen für den Vorgesetzten bis hin zum CFO zu konzentrieren.
Effizientere und flexiblere Buchführung
Ein weiterer Vorteil der fortlaufenden Buchführung ist ihre größere Effizienz. Im Vergleich zu den traditionellen Buchführungsmethoden hat diese Methode den Vorteil, dass sie flexibler ist. Es ist möglich, verschiedene Technologien integrativ einzusetzen, angepasst an die Bedürfnisse des Unternehmens. Fertig eingeführt machen automatisierte Prozesse manuelle Routineaufgaben überflüssig und erhöhen die Genauigkeit. Durch den Einsatz der neuesten Technologien und Software kann ein Unternehmen auch nach der Einführung zusätzliche, neue Prozesse möglichst einfach automatisieren.
Fünf Schritte für einen automatisierten Finanzabschlussprozess
Viele Unternehmen haben bereits einige Voraussetzungen für eine kontinuierliche Buchführung und können direkt mit der Wandlung dahingehend beginnen. Diese fünf Tipps helfen dabei:
- Standardisierung der kleinen Abschlussverfahren für die Bilanz. Angleichung der Berichtsstruktur an die Hauptkonten im führenden ERP-System. Abbildung auf Best-Practice-Vorlagen.
- Datenaustausch in Echtzeit: Mit SAP-APIs und zertifizierten Konnektoren verbinden, um genaue Salden, Transaktionsdaten und Einzelposten in Echtzeit zu erhalten.
- Durchgängig automatisiert: Von Prepaid-, GR/IR- und Intercompany-Abstimmungen, Rechnungsabgrenzungsposten bis hin zu Funktionen wie Transaktionsabstimmung, automatisiertes Journal oder Kontenanalyse.
- Transparenz, Sichtbarkeit: Dashboards und Berichte liefern Analysen und Informationen in Echtzeit.
- Software, die den Buchhaltungsprozess automatisiert und optimiert, einschließlich der Einhaltung von Vorschriften. Überbrücken von Systeminterkompatibilitäten durch spezielle oder eigene Software und Skripte mit dem Ziel, jede sich wiederholende Tätigkeit und jeden Bruch im Prozessfluss zu automatisieren bzw. zu glätten.
