Arbeit & Beruf | 31. Oktober 2017
Firmenevent planen
Wenn auch Sie ein Firmenevent planen, ähnelt das der Planung Ihres eigenen Familien-Urlaubs. Sie denken darüber nach, wie viel freie Zeit Sie haben, was Sie im Urlaub unternehmen wollen; wo und mit wem. Sie organisieren also! Das gleiche tun Sie, wenn Sie Ihr anstehendes Firmenevent planen; eben für Ihre Firma!
Nur weil demnächst ein großes Event ansteht, müssen Sie sich vor dessen Planung weder fürchten, noch Sorgen machen. Mit Sicherheit wird es Sie herausfordern, da Sie vieles zu bedenken haben – das steht außer Frage, doch bereichert dies ebenso Ihre Arbeit. Sie werden durch die Planung selbstsicherer und kümmern sich darum, was ein jeder Kollege erwartet. Sie lernen nicht nur, mit Druck umzugehen, sondern auch die verschiedensten Befindlichkeiten so zu verbinden, dass ein spaßiges Fest für alle stattfindet. Dabei ist natürlich jede Veranstaltung einzigartig und mit der vorherigen Party nicht zu vergleichen.
Checkliste – Wenn Sie Ihr Firmenevent planen, dann bitte achten Sie auf diese Dinge!
Gerade beim ersten Mal, wenn Sie das Firmenevent planen, nimmt die Liste der Dinge kein Ende, an die Sie zu denken haben. Doch es trifft sich, dass mit der geeigneten Vorbereitung und dem Umstand, dass Sie sich auf die wichtigsten Themen konzentrieren, diese Liste überschaubar bleibt und Ihnen keinen Schrecken mehr bereitet. Und nun die Kernthemen, die eine erfolgreiche Planung ermöglichen:
1) Diese Vorbereitungen müssen getroffen werden, um das Firmenevent zu planen – Bevor das Firmenevent starten kann, müssen grundsätzliche Fragen geklärt werden wie da wären:
Wer übernimmt welche Aufgaben? Es kann unter Umständen sehr nervig sein, wenn alle Last und Verantwortung bei nur einer Person liegt, nämlich auf Ihnen. Daher tut es gut, die Verantwortung für die Planung auf mehrere willige Personen zu verteilen. Dies entlastet Sie und schafft Teamarbeit. Doch dazu bedarf es einer klaren Aufgabenverteilung. Nur weil man zu mehreren an einem Projekt arbeitet, muss dies nicht automatisch gutgehen. Nein! Auch hierbei bedarf es klarer Strukturen. Dies mündet zum Beispiel darin, dass jeder weiß, was wer zu tun hat. Jemand übernimmt beispielsweise die Technik, da er sich aus seinem privaten Umfeld gut damit auskennt. Wieder ein anderer übernimmt die Planung für die Verpflegung, weil sie gutes Essen zu schätzen weiß.
Auf diese Weise erleichtern Sie sich nicht nur Ihre Vorbereitung, wenn Sie das Firmenevent planen sollen, sondern stärken zugleich auch das kollegiale Miteinander, weil alle zusammenarbeiten und wissen, was ein jeder zu tun hat!
2) So wie Sie eventuelle Kollegen mit ins Boot holen, so sollten Sie auch Dienstleistern – die Sie buchen – mitteilen, welche Aufgaben und welche Verpflichtungen sie haben. Dazu gehören vor allem, dass ihnen nicht nur mitgeteilt wird, wann und wo die Veranstaltung stattfindet, sondern auch welche Vorbereitungen vorab getroffen werden müssten, damit der Auf- und Abbau ohne Probleme klappt. Eventuell gibt es auch Sonderwünsche, die erfüllt werden wollen. Es kann ja sein, dass man auf dem Event auch Kinder zugegen hat, sodass die Anlagen sicher aufgebaut sein müssen, damit keine Unfälle geschehen können. Oder die Beleuchtung muss angepasst werden, damit der Saal in einem angenehmen orangefarbenen Licht erstrahlt. Oder aber damit der Aufbau der Technik bzw. das Bereitstellen des Buffets rechtzeitig klappt, muss rechtzeitig begonnen werden. Dies kann jedoch auch darin münden, dass der Dienstleister dazu verpflichtet werden soll, sich auf mögliche Ausfälle vorzubereiten, in dem Ersatzpersonal bereitsteht oder weitere Lieferdienste in den Startlöchern stehen. So schützen auch Sie sich davor, dass Ihr Firmenevent abgesagt werden muss, weil die Lichter kaputt sind oder weil die Warmhalteplatten beim Buffet nicht funktionieren.
Wenn Sie Menschen um sich herum instruieren, dann nur deshalb, weil Sie wissen, was Sie wollen. Dazu gehört auch, dass Sie wissen, ob es sich um eine Weihnachtsfeier, ein Sommerfest oder um eine Betriebsfeier handelt. Denn je nach Art des Events, stellt man bestimmte Anforderungen an die Veranstaltung. Und ebenfalls richten sich die Kosten danach. Daher tut es gut, wenn Sie mit Ihren Kollegen beziehungsweise mit Ihren Chefs besprechen, wie hoch das zur Verfügung stehende Budget ist. Über all das muss zuvor Klarheit herrschen.
3) Für Unterhaltung sorgen – Unterhaltung bedeutet nicht ausschließlich, dass ein Showact für Firmenevent gebucht werden muss. Es ist ebenso unterhaltsam, wenn Sie als Verantwortlicher ein Motto vergeben. Denn ein Motto bildet auch so etwas wie einen roten Faden für Ihr Event. Und gibt dem ganzen Firmenevent somit Struktur. Diese Mottos können sowohl lustig sein, wie auch professionell, wenn sich die Veranstaltung darum dreht, dass man ein Produkt vorstellt oder Kunden bei einem Kundenevent beeindrucken will. Je nachdem also prägt ein Motto beziehungsweise das Ziel hinter dem Event die Veranstaltung selbst. Danach richtet sich auch der Dresscode, die Location, die Ausstattung, das angebotene Essen, die Unterhaltung an sich sowie die gesamte Planung des Firmenevents. Es wird zu dessen Charakter.
Ebenfalls ist zu überlegen und entsprechend in den Ablauf einzubinden: Unabkömmliche Elemente wie die Eröffnungsrede des Chefs, Vorführungen eines Produktes oder die Präsentation wichtiger Geschäftszahlen. Solche Elemente müssen stattfinden, wenn sie denn gewollt sind. Und dürfen daher nicht mit anderen Unterhaltungselementen kollidieren. Bands oder extra gebuchte Künstler müssen dahingehend eingestimmt werden. Dabei können Unterhaltungskünstler auch die Gäste beim Sektempfang unterhalten. Sollen die Gäste unterhalten werden oder soll der Entertainer die Gäste in dessen Zaubershow einbinden? Über all das sollten Sie sich vorab im Klaren sein, sodass auch die Unterhaltung bestmöglich gelingt.
4) Laden Sie Mitarbeiter, Partner, Kunden und Gäste ein.
Sie tun gut daran, dass kommende Event mindestens zwei Monate zuvor geplant zu haben. Fragen Sie sich „Warum sollte ich dies tun”? Antwort: Damit Sie genügend Zeit haben, die Einladungskarten und – E-Mails zu versenden und deren Antworten – hoffentlich Zusagen – abzuwarten! Wenn Sie erst zwei Wochen vor Beginn der Veranstaltung die Einladungen versenden, gehen Sie das Risiko ein, dass einige Kollegen und wichtige Gäste absagen müssen, weil das Firmenevent so kurzfristig ist, da sie erst jetzt die Einladung erhalten haben. Anders verhält es sich natürlich, wenn Sie die Einladungen früher versendet hätten. Sie geraten nicht in unnötigen Stress und Ihre Gäste können sich in aller Ruhe das Event vormerken, zu- beziehungsweise absagen. Somit erleichtern Sie die Planung für alle teilnehmenden Menschen! Und das ist ein enormer Gewinn.
5) Wann findet das Firmenevent statt? – In Punkt zwei haben Sie erfahren, dass es wichtig ist, sich frühzeitig um die Bestätigung zur Teilnahme der Gäste zu kümmern. Dem geht natürlich voraus, dass Sie den Veranstaltungstermin möglichst so legen, dass auch alle kommen können. Und wenn Sie dies für eine Nichtigkeit halten (sollten). So fragen Sie sich, wieso die Bundestagswahl an einem Sonntag stattfindet…. Damit eben alle kommen (könnten).
Legen Sie also das Firmenevent so, dass es möglichst nicht in die Ferienzeit fällt – auch nicht zur Schulferienzeit. Denn einige Mitarbeiter sowie Gäste werden Familie und damit Kinder haben. Dies bedeutet, dass man entweder in den Urlaub fährt oder Zeit mit seiner Familie verbringen will. Ebenso sollten Sie auf den internen Firmenkalender blicken, um Überschneidungen mit wichtigen Presseterminen, Messeauftritten oder Vorstandssitzungen zu vermeiden! Auf diese Weise erhöhen Sie die Chance, dass so gut wie alle kommen könnten, weil sie die Zeit dafür haben.
6) Wo findet die Veranstaltung statt? – Wie der Termin so ist auch die Location wichtig! Sie sollte nicht zu weit weg sein, sodass sie immer noch gut zu erreichen ist. Ebenso sollten Sie darauf achten, dass die Lokalität auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, denn nicht alle haben ein Auto. Apropos Auto: Wenn die Mehrheit der Gäste mit dem Auto kommen sollte, sollten ausreichend viele Parkplätze zur Verfügung stehen. Fertigen Sie am besten noch einen Fahrplan an für Ihre Gäste. Dieser sollte die beste öffentliche Verbindung und die beste Verbindung mit dem Auto aufweisen. Dies ist besonders dann lohnend, wenn Sie den Fahrplan den Einladungen beifügen! Auch dies bedingt erneut den Umstand, dass die Einladungen früh verschickt werden.
Je nachdem wie viele Teilnehmer zugesagt haben, sollte die Location nicht zu groß und nicht zu klein ausfallen. Ist sie zu klein, fühlt man sich beengt. Ist sie zu groß, fühlt man sich beschämt aufgrund der überschaubaren Anzahl an Gästen. Sie sollte also passen!
Dabei muss sich eine Eventlocation nicht immer ‘außerhalb‘ befinden. Sie kann auch die Räumlichkeiten der Firma – wenn sich diese dafür eignen – nutzen oder eine Freifläche in der Nähe dafür gebrauchen, wenn es sich um ein Sommerfest handelt. Hinzukommt die Frage, ob Sie noch weitere Ausstattungen wie Bars, Bestuhlung, Tische, Beleuchtung und Dekorationen wünschen. Wenn die gewünschte Location all das zur Verfügung stellt, sparen Sie sich die Kosten, all diese Extras hinzuzubuchen.
7) Das Essen – Natürlich darf das Catering nicht fehlen, wenn Sie das Firmenevent planen!
Durch Punkt zwei haben Sie bereits gelernt, dass Sie Planungssicherheit gewinnen, wenn Sie durch das Versenden der Einladungen auch Rückmeldung darüber erhalten, was jeder zu essen haben würde wollen. Wird Buffet oder Menü bevorzugt? Und wenn ja, sollen vegane und vegetarische Alternativen geboten werden? Gibt es Gäste, die allergisch auf bestimmte Zutaten wie Gluten oder Zucker reagieren? Auch das muss bei der Essensplanung bedacht und mit dem Caterer besprochen werden. Denn kaum etwas ist schlimmer, als wenn den Gästen das Essen wegen Unverträglichkeit nicht bekommt.
Noch ein wichtiger Hinweis: Bei einem Buffet herrscht freie Platzwahl. Doch bei einem Menü, bedarf es einer festen Sitzordnung, da die Kellner das Essen bringen.
Behalten Sie all diese Punkte und Sie werden sich die Planung der anstehenden Veranstaltung enorm erleichtern und sich auch den Spaß an dem Event selbst bewahren, da Sie an all die wichtigen Kernthemen gedacht haben, die den Erfolg des Events ‘fast’ sicherstellen.
