Arbeit & Beruf | 19. September 2016
Dienstpläne und moderne Anforderungen
Eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung oder der Disposition ist es, Dienstpläne zu erstellen. Die Zeiten, in denen diese per Hand niedergeschrieben und dann an die Mitarbeiter verteilt oder in den Betriebsräumen ausgehängt wurden, sind allerdings längst vorbei.
Aufgrund der Digitalisierung der meisten Prozessabläufe heutzutage haben sich die Anforderungen an die Erstellung und an die Dienstpläne selbst geändert. So muss ein Dienstplan heutzutage jederzeit und von jedem Mitglied der Belegschaft einsehbar und abrufbar sein – und er muss flexibel sein, da immer etwas dazwischen kommen kann (Krankheit etc.).
Konventionelle Erstellung
Um dies zu gewährleisten, hat der Ersteller mehrere Möglichkeiten. In der Regel werden Dienstpläne vor Beginn des neuen Monats durch Nutzung von MS Office Programmen (aufgrund der einfachen Verfügbarkeit) am PC erstellt. Häufig wird dabei der Einfachheit halber ein Excel-Sheet benutzt. Nun besteht die Möglichkeit, die Excel Tabelle als Datei per Email an die Mitarbeiter zu schicken.
Alternativ kann ein Screenshot davon gemacht werden und ebenso verschickt werden, so dass die Mitarbeiter den Plan zumindest auf dem Smartphone mit sich herum tragen können. Zwei Drittel aller Dienstpläne muss jedoch im laufenden Monat modifiziert werden, da bei krankheitsbedingtem Ausfall oder kurzfristigem Urlaub Schichten getauscht und neu besetzt werden müssen. Hier stoßen Dienstpläne, die mit MS Office Programmen erstellt wurden, an ihre Grenzen. Sie müssen neu geschrieben und neu verteilt werden, was Zeit und Arbeit kostet.
Moderne Alternativen
Glücklicherweise bietet das Online-Zeitalter sinnvolle Alternativen. So gibt es im Internet Services wie beispielsweise asyPEP Dienstpläne, die es ermöglichen, einen Plan für die gesamte Belegschaft online zu erstellen und jedem Mitarbeiter einen eigenen Account bzw. Login zu verleihen, so dass er ebenfalls jederzeit von seinem Smartphone aus zugreifen kann.
Einer der Vorteile dieser Anbieter liegt daran, dass die Schichtplanung flexibel gestaltet werden kann und Arbeitszeiten, Schichten und Besetzung durch moderne Funktionen jederzeit getauscht werden können. So passt sich der Dienstplan an die reellen Bedürfnisse des Arbeitgebers und der Mitarbeiter an. Auch Abwesenheiten und Urlaube können vom Personal eigenständig eingetragen werden. EasyPEP bietet seinen Nutzern darüber hinaus viele attraktive Zusatzfunktionen. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit der „Auswertung der Arbeitszeit“, so dass die Personalabteilung bei Abrechnung stets den Überblick hat.
Ebenso vorteilhaft ist, dass Nutzer miteinander kommunizieren und Dateien austauschen können. Die Plattform bietet zudem unterschiedliche Wochenpläne als Schichtplan Vorlagen an. Bei Nutzung eines solchen Online-Anbieters wird dem Ersteller des Dienstplans die Arbeit deutlich erleichtert. Dennoch ist sind die Schichtpläne veränderbar und bieten somit genau die Flexibilität, die sich moderne Unternehmen wünschen. Die Installation zusätzlicher Software ist dabei nicht nötig.
