Organisation und Formalstruktur

Systemtheoretisch betrachtet ist die Organisation als System nicht, wie man alltagsdenkend annehmen würde Anzahl der Mitglieder mit ihren Rechten und Pflichten, sondern umgekehrt die Formalstruktur. Sie ist es, die die Organisation als Organisation grundlegend konstituiert. Während Mitarbeiter eingestellt bzw. freigestellt, sprich austauschbar sind, ist es bei der Formalstruktur einer Organisation nicht so einfach. Verträge, Ordnungen, Regeln, Satzungen etc., all dies muss für eine Organisation in Dokumenten festgehalten werden. Da die Formalstruktur das Grundelement der Organisation ist, ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass es Dienstleistungen gibt, die sich genau darauf spezialisiert haben, die Verwaltung der Dokumente zu optimieren. Diesbezüglich können Sie sich hier informieren.

Wir wollen kurz auf die Frage eingehen, warum es sinnvoll ist sich der Optimierung seiner Dokumentenstruktur zu widmen. Unser ausgesuchter Kontakt spricht von Modulation statt Redundanz und stellt Übersichtlichkeit gegen Unübersichtlichkeit. In der Tat verhält es sich so, dass wenn Organisationen eine gewisse Schwelle an Komplexität überschritten haben, sie sich durchformalisieren. Aus einem Start-Up mit flachen Hierarchien und einer gewichtigen informellen Strukturiertheit wird, wenn es größer wird, ein Großkonzern mit den verschiedensten Kompetenz und Verantwortungsbereichen, die um den Überblick zu wahren, bürokratisch verwaltet werden müssen.

Nun ist es ein immanentes Problem von Bürokratie, dass diejenige Instanz, die für den Überblick und der Kontrolle zuständig ist, eben die Bürokratie selbst, mit der Zeit und damit der ansteigenden Komplexität der Formalstruktur, unübersichtlich wird und seinen Kontrollanspruch damit entweder zum Teil aufgibt oder der Kontrollprozess in unnötige Längen gezogen wird. Das Funktionieren einer Organisation hängt eben auch eng mit dem Funktionieren seiner Formalstruktur zusammen. Für welche Entscheidung brauchen wir welches Formular? Welche Satzungen und Regeln müssen beim Entscheidungsprozess beachtet werden? Die möglichen Probleme, die ein Entscheidungsprozess mit sich bringt werden zu einem gewissen Teil von der Formalstruktur absorbiert, allerdings nur so lange, wie die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt.

Die Formalstruktur einer Organisation ist nicht nur das System selbst, sondern auch die standardisierte Lösung für Organisationsprobleme aller Art. Mit Mühe muss eine Organisation erst einmal lernen, wie sie sich am besten organisiert und strukturiert, um ein gutes Verhältnis von Redundanz und Variation auszubilden, welche es der Organisation ermöglicht ihre Ansprüche und Anforderungen zu bewältigen.

Eine übersichtliche und flotte Verwaltung der Formalstruktur lässt also nicht nur die Organisation als System schlanker und übersichtlicher aussehen, sondern gleichzeitig auch Problemfreier operieren. Denn wenn die Formalstruktur das System ist (und eben nicht die Mitglieder), dann ist die Übersichtlichkeit der Formalstruktur gleichzusetzen mit der Übersichtlichkeit gegenüber des Systems. Das hat zur Folge, dass schärferes ein Problembewusstsein der Organisation möglich wird.